Thanh tra Đồng Nai ban hành Quy chế dùng Zalo: Kỷ luật công vụ trong thời đại số

Thanh tra tỉnh Đồng Nai mạnh dạn sử dụng zalo vào công việc. Ảnh minh hoạ: Thanh Thuỷ (Thanh tra tỉnh Đồng Nai)

Cơ sở pháp lý và bối cảnh ban hành

Quy chế được xây dựng trên cơ sở các luật, nghị định quan trọng như: Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật Công nghệ thông tin 2023, Luật An ninh mạng 2018, Nghị định 147/2024/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet, cùng Quyết định 874/QĐ-BTTTT về quy tắc ứng xử trên mạng xã hội. Đây là hành lang pháp lý bảo đảm cho việc ứng dụng Zalo trong công vụ vừa đúng luật, vừa an toàn, bảo mật.

Trong bối cảnh khối lượng công việc lớn, đòi hỏi chỉ đạo nhanh, phối hợp kịp thời, việc sử dụng Zalo để điều hành không còn là giải pháp tình thế mà đã trở thành một yêu cầu thực tiễn. Thanh tra Đồng Nai đã đi trước một bước khi không chỉ khuyến khích, mà còn chuẩn hóa việc sử dụng Zalo bằng một quy chế nội bộ rõ ràng, chặt chẽ.

Nguyên tắc sử dụng: từ chat đời thường đến mệnh lệnh hành chính

Quy chế quy định rõ: nhóm Zalo chỉ được lập khi thật sự cần thiết, có mục đích rõ ràng, tránh trùng lặp gây khó khăn cho quản lý. Thông tin đưa lên nhóm phải chính thống, được viết bằng tiếng Việt chuẩn Unicode theo quy định.

Đáng chú ý, các chỉ đạo từ lãnh đạo Thanh tra đăng trong nhóm Zalo có giá trị như mệnh lệnh hành chính. Điều này biến những dòng tin nhắn tưởng chừng giản đơn thành công cụ pháp lý, giúp việc chỉ đạo, triển khai công vụ được nhanh chóng, ràng buộc trách nhiệm. Thành viên trong nhóm bắt buộc phải phản hồi xác nhận - dù chỉ là nhấn biểu tượng cảm xúc hay trả lời “đã biết” - để bảo đảm tính tương tác, không bỏ sót thông tin.

Nhóm cũng có kỷ luật thời gian: không nhắn tin từ 21h đến 6h sáng hôm sau, trừ tình huống khẩn cấp. Những nhóm được lập cho công việc tạm thời thì buộc phải giải tán sau khi hoàn thành nhiệm vụ, tránh tồn tại lan man.

Tiện ích và hiệu quả công vụ

Quy chế không chỉ đặt ra kỷ luật, mà còn mở đường cho những tiện ích rõ rệt. Thông tin chỉ đạo được truyền đạt tức thì, hạn chế tình trạng văn bản bị chậm trễ hoặc “trôi lạc” trong hộp thư. Các tin nhắn quan trọng có thể được ghim lại để tiện theo dõi, nhắc nhở.

Việc tương tác trực tiếp trên Zalo giúp lãnh đạo nắm bắt phản hồi nhanh, đồng thời thúc đẩy công chức chủ động, gắn kết hơn trong xử lý công việc. Nhờ đó, hiệu quả điều hành được nâng cao, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí hành chính. Zalo cũng trở thành cầu nối mềm dẻo, giúp các phòng, ban phối hợp chặt chẽ, đồng bộ hơn trong thực hiện nhiệm vụ.

Kỷ luật và bảo mật - yếu tố sống còn

Song hành cùng tiện ích, Quy chế nhấn mạnh đến yếu tố kỷ luật và bảo mật. Các hành vi bị cấm được liệt kê cụ thể: tiết lộ thông tin mật, thêm thành viên ngoài cơ quan, chụp màn hình hoặc phát tán nội dung ra ngoài nhóm, sử dụng nhóm Zalo cho mục đích riêng tư hay giải trí. Đặc biệt, việc đưa tài liệu có độ mật “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” vào nhóm đều bị nghiêm cấm tuyệt đối.

Quy chế cũng phân định trách nhiệm rõ ràng: lãnh đạo thanh tra, lãnh đạo phòng, công chức, người lao động và quản trị nhóm đều có nghĩa vụ thực hiện đúng chức năng, bảo đảm nhóm vận hành đúng mục đích, hiệu quả. Mỗi hành vi sai phạm đều gắn với chế tài: từ nhắc nhở, cảnh cáo, loại khỏi nhóm đến xử lý kỷ luật hành chính, thậm chí xử lý theo quy định pháp luật nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

Biểu dương tinh thần tiên phong

Việc ban hành quy chế không chỉ là sáng kiến quản lý nội bộ mà còn thể hiện tinh thần tiên phong của Thanh tra Đồng Nai trong công cuộc chuyển đổi số ngành Thanh tra. Biến một ứng dụng phổ biến như Zalo thành công cụ hành chính, gắn với kỷ luật và trách nhiệm công vụ, chính là minh chứng cho tư duy đổi mới, dám làm, dám chịu trách nhiệm.

Quy chế này tạo nền nếp làm việc chuyên nghiệp, nâng cao kỷ luật công vụ, đồng thời khẳng định: công nghệ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được vận dụng trong khuôn khổ pháp luật, gắn với trách nhiệm cá nhân và lợi ích chung.

Trong kỷ nguyên số, khi tốc độ xử lý thông tin quyết định hiệu quả công việc, việc Thanh tra Đồng Nai ban hành Quy chế sử dụng Zalo là một bước đi đột phá, đáng ghi nhận. Nó vừa khai thác được lợi ích của công nghệ, vừa đặt ra “hàng rào kỷ luật” để bảo đảm công vụ thông suốt, an toàn, minh bạch.

Thanh tra Đồng Nai đã chứng minh: chuyển đổi số không chỉ là đầu tư hệ thống phần mềm phức tạp, mà đôi khi bắt đầu từ những ứng dụng quen thuộc, được luật hóa, kỷ luật hóa để phục vụ công vụ. Đây có thể là mô hình tham khảo cho nhiều cơ quan, đơn vị trong cả nước, góp phần thúc đẩy mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, liêm chính, hiệu quả.